Сегодня наша собеседница — заведующая архивным отделом администрации района Марина ПЕТРОВА
Наш отдел отвечает за сохранность документов в районе. Решение о его образовании было принято Окуловским районным Советом народных депутатов 15 марта 1983 года. В то время отдел располагался в здании райисполкома и занимал одно помещение площадью всего 20 кв.м. Дела вёл один специалист.
Но архивные фонды постоянно пополнялись, для размещения документов требовалось всё больше места. В результате в 1992 году архиву выделили отдельное помещение в здании бывшей школы № 1 площадью около 90 квадратных метров, спустя год в штатное расписание добавили ещё одну ставку.
Однако действительность вносила постоянные коррективы, закрывались одни организации создавались другие, документы передавались в архивный отдел, росло количество запросов социально-правового характера от граждан и организаций, поэтому в 2001 году вводится ещё одна должность специалиста и на сегодняшний день численность работников архивного отдела составляет 3 человека.
В декабре 2005 года под размещение архивного отдела были выделены новые площади в здании бывшей типографии. Занимаемая площадь составляет 344,5 кв.м., площадь, отведённая под хранилища - 127 кв.м.
Приоритетными задачами архивного дела являются обеспечение сохранности и организация учёта документов, организация комплектования архива документами, использование документов архива.
На сегодняшний день в архиве на хранении находится 172 фонда, 42054 единицы хранения за 1928-2012 годы. Это фонды старейших предприятий, ликвидированных колхозов, отделов сельского строительства, культпросветработы. Имеются годовые подшивки районной газеты «Окуловский коммунар» за 1937-1962 годы, «Заря коммунизма» за 1962-1990 годы, «Окуловский вестник» за 1990 – 2009 годы. Несомненный интерес для изучения истории района представляют фонды сельского хозяйства, здравоохранения, культуры, социального обеспечения, статистики, прокуратуры, суда, архитектуры.
О становлении органов местного самоуправления рассказывают документы фонда по проведению выборов в Окуловском районе. Наибольшую историческую ценность представляют фонды исполкомов районного, городского и сельских Советов. Письменные источники из этих уникальных ресурсов отражают героизм рабочих и колхозников в тылу, доблестный труд по возрождению народного хозяйства после войны, трудовую летопись района в последующие годы.
Значительная группа документов содержит информацию о размерах заработной платы рабочих и служащих – ведомости на получение жалованья и лицевые счета.
Особый комплекс документов — это похозяйственные книги, вмещающие информацию о крестьянских хозяйствах: глава семьи, количество членов семьи, места их работы, размер приусадебного участка, хозяйственные постройки и т.д. Сохранились документы о видах и размерах ежегодных налогов с крестьянских хозяйств в 1940–1950-е годы с указанием фамилии, размеров денежных выплат, объёмов обязательных сельскохозяйственных поставок государству и задолженностей по их уплате.
Сведения о всех фондах занесены в автоматизированную базу данных «Архивный фонд». Следует также отметить, что муниципальные архивы приступили к сбору аудио- и видеодокументов от граждан и учреждений.
Что такое архив для непосвящённого человека? Тишина, покой, размеренная работа. Но это только кажущаяся видимость. На самом деле здесь кипит работа. Поступающие документы не оседают мёртвым грузом в хранилищах архива. Они широко используются, чтобы остались в памяти людской жизнь и деятельность, заслуги и подвиги окуловцев, чтобы не угасал интерес к родной земле, к земле Окуловской. С подлинниками работают студенты при написании дипломных и курсовых работ, краеведы – для изыскания различного рода информации для исследовательских работ. В районной газете «Окуловский вестник» печатаются наиболее интересные документы по истории района. Ведется выставочная деятельность.
Так, в 2014 году в читальном зале архива работали с документами 6 исследователей.
Совместно с районным краеведческим музеем им. Н.Н. Миклухо-Маклая к 50-летию образования Окуловки организована выставка «Документальная память» по подшивкам «районки», которая будет работать до мая текущего года. Проведена обзорная экскурсия в архив для учащихся школ.
Главным направлением в сфере использования документов является исполнение запросов социально-правового характера. Только представьте себе, сколько приходится просмотреть архивных документов, чтобы подготовить ответ на запрос - простой или сложный. Но и простым, казалось бы, на первый взгляд, запросам приходится уделять не один рабочий день. В последние 2-3 года население района стало чаще обращаться в отдел за правоустанавливающими документами на домовладения и земельные участки. Увеличилось количество запросов о размере заработной платы за ряд лет для перерасчета размера пенсий. Запросы граждан исполняются по заявлениям, получаемым архивом как непосредственно от заявителей, посещающих архив, так и через многофункциональный центр, Пенсионный фонд. Кроме того, запросы поступают и по почте, в том числе и электронной. Все требования исполнены в сроки, определённые правилами работы архивов. Если в архиве нет тех или иных документов, гражданину дается разъяснение о том, в какие инстанции можно обратиться. Всего в 2014 году в архив от граждан поступило 572 запроса, из них с положительным результатом исполнено 452.
Пользуясь случаем, напоминаю что организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, в соответствии с п.1 ст.17, п.10 ст.23 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в обязательном порядке передаются на хранение в архив. Порядок и условия передачи документов на хранение устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
В архивном отделе работает небольшой, но слаженный и работоспособный коллектив. Ольга Борисовна Кузина ведёт приём заявителей и исполняет все запросы граждан. За сохранность, ведение учёта, осуществление отбора и приёма на хранение документов в архиве отвечает Лидия Иосифовна Дмитриева, которая почти 20 лет отдала архивному делу. Специалисты архивного отдела добросовестно выполняют нелёгкую, кропотливую работу, направленную на сохранение исторического и культурного наследия.
Светлана КУРДЮКОВА
